人事檔案和社保轉(zhuǎn)移流程及注意事項

社保轉(zhuǎn)移要注意分清轉(zhuǎn)出、封存與終止的區(qū)別，轉(zhuǎn)出前先辦理招退工，及時辦理社保轉(zhuǎn)出手續(xù)，辦理***后一位職工轉(zhuǎn)出的注意事項。

李先生是本市一家咨詢公司職工，平時負責(zé)處理一些行政事務(wù)。今年7月28日，公司與另一職工顧小姐勞動合同到期，雙方未續(xù)簽合同且公司支付了顧小姐7月份的全月工資。由于公司規(guī)模較小，沒有設(shè)立人事部門，李先生被指派為顧小姐辦理有關(guān)社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移的手續(xù)。由于先前從未處理過相關(guān)事宜，對具體的操作流程一無所知，李先生前往區(qū)社保中心咨詢。社保中心工作人員接待了李先生，并告知他辦理社保關(guān)系轉(zhuǎn)移的四個注意事項。

注意一分清轉(zhuǎn)出、封存與終止的區(qū)別

李先生負責(zé)辦理的社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移的手續(xù)在社保業(yè)務(wù)上稱之為“轉(zhuǎn)出”。轉(zhuǎn)出是***常見的社保變更手續(xù)。簡而言之，轉(zhuǎn)出是指職工因各種原因離開用人單位后，由用人單位及時向參保所在地區(qū)(縣)社保經(jīng)辦機構(gòu)申報，為其辦理在本單位停止繳納社會保險費的手續(xù)。

實際操作中，用人單位經(jīng)常會把轉(zhuǎn)出與封存、終止等概念混淆，而三者在內(nèi)涵、操作結(jié)果上都有很大的區(qū)別：

封存是用人單位為職工辦理暫時中止繳納社會保險費的手續(xù)，如職工被司法機關(guān)拘留、逮捕后的審查期間或失蹤期間，用人單位可按相關(guān)規(guī)定為其申報封存。而終止則是指因職工死亡或者出國定居，用人單位為其辦理個人養(yǎng)老保險帳戶終止的手續(xù)。

注意二轉(zhuǎn)出前先辦理招退工

由于社保關(guān)系的變更均以勞動關(guān)系的變動為依據(jù)，因此退工備案登記手續(xù)必須在社保關(guān)系轉(zhuǎn)移前辦理。也就是說，李先生辦理顧小姐的社保轉(zhuǎn)出前，應(yīng)先至公司所在地的區(qū)(縣)職業(yè)介紹中心辦理她的退工備案登記手續(xù)。

注意三及時辦理社保轉(zhuǎn)出手續(xù)

《勞動合同法》第五十條明確規(guī)定，用人單位應(yīng)當(dāng)在解除或者終止勞動合同時出具解除或者終止勞動合同的證明，并在十五日內(nèi)為勞動者辦理檔案和社會保險關(guān)系轉(zhuǎn)移手續(xù)。

另外，《勞動合同法》第八十四條規(guī)定，勞動者依法解除或者終止勞動合同，用人單位扣押勞動者檔案或者其他物品的，由勞動行政部門責(zé)令限期退還勞動者本人，按每一名勞動者五百元以上二千元以下的標準處以罰款;給勞動者造成損害的，用人單位應(yīng)當(dāng)承擔(dān)賠償責(zé)任。

這是法律在勞動關(guān)系依法解除或者終止后對用人單位方的義務(wù)性規(guī)定和懲罰性措施，也是用人單位在實際操作中須謹慎處理的事項，主要表現(xiàn)為及時辦理離職職工的退工備案登記、檔案轉(zhuǎn)移和社保轉(zhuǎn)出等手續(xù)。

就辦理時間而言，根據(jù)《上海市人民政府關(guān)于修改〈上海市城鎮(zhèn)職工養(yǎng)老保險辦法〉的決定》(1998年9月3日上海市人民政府第59號令發(fā)布)第十四條規(guī)定，在職人員應(yīng)當(dāng)繳納的養(yǎng)老保險費，由單位在其每月工資中代扣。由于公司已經(jīng)發(fā)放給了顧小姐7月的全月工資，因此公司也應(yīng)為其代扣代繳該月的社會保險費。而作為單位經(jīng)辦人，李先生應(yīng)在八月為顧小姐申報轉(zhuǎn)出。

注意四辦理***后一位職工轉(zhuǎn)出的注意事項

實際操作中還需特別注意的是，當(dāng)用人單位辦理***后一位職工轉(zhuǎn)出時，應(yīng)當(dāng)繳清社會保險費及相應(yīng)的殘疾人就業(yè)保障金和企業(yè)欠薪保障金。如果用人單位的營業(yè)執(zhí)照尚未注銷，且仍在有效期內(nèi)，暫時無人繳費，也無離退休人員賬戶的，用人單位應(yīng)向社保中心提交單位社會保險登記暫停結(jié)算的申請，辦理暫時停止社會保險業(yè)務(wù)變更和結(jié)算的手續(xù)。

小貼士：辦理社保轉(zhuǎn)出需要攜帶的材料

1.企業(yè)需攜帶《上海市單位退工證明》(已辦退工備案手續(xù)的無需攜帶);

2.機關(guān)、事業(yè)單位需攜帶《商調(diào)函》、辭職批文或《上海市事業(yè)單位解除(終止)聘用關(guān)系證明》復(fù)印件。

以上材料復(fù)印件均需加蓋單位公章。

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公司變更后,原公司里面參保人員的社保費還是正常扣嗎？

公司變更形式很多，不管是公司性質(zhì)、產(chǎn)權(quán)關(guān)系還是法人代表變動，可能都會涉及工商登記變動。一般情況下，公司的社會統(tǒng)一登記信用代碼不變的話，原參保員工隸屬關(guān)系不變，則員工的社保費還是正常扣繳。

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